– PÅ VÄG MOT ETT NYTT FASTIGHETSSYSTEM
I januari 2023 gick startskottet för det som kanske är det största interna projektet Stockholms studentbostäder någonsin har genomfört.
Under ett antal år har behovet av ett nytt fastighetssystem växt sig allt starkare och efter en urvalsprocess upphandlades ett nytt fastighetssystem av Momentum Software.
Det nuvarande fastighetssystemet har varit i drift sedan i slutet av 1990-talet och Stockholms studentbostäder har varit med tidigt och bidragit till många av specialfunktionerna i systemet, men när systemet efterhand har byggts på med olika anpassade lösningar har det samtidigt skapat en inlåsningseffekt som har gjort det svårt och kostsamt att vidareutveckla och integrera mot andra system. Målet med bytet av fastighetssystem är därför att i stället ha ett standardsystem i grunden som ger möjlighet att integrera specialanpassade system via API-integration för att skapa ett över tid hållbart system och som stöttar verksamhetens utveckling.
– Med Momentum Fastighet får vi ett standardsystem med en logisk, sökbar och intuitiv struktur för all data. Vi får också en modernare plattform med bättre möjlighet till integrationer med andra system, säger Linda Essner, huvudprojektledare för införandet av systemet på Stockholms studentbostäder.
Projektet består i huvudsak av tre delar; fastighetssystemet, en specialbyggd uthyrningsmodul och en ny webb.
– Vid implementationen av Momentum Fastighet har vi följt Momentums standardinförande. Alla olika delar som exempelvis hyresadministration, objektsstruktur och uppsättningen av kunddata har sedan konfigurerats så att vi får ut maximalt av systemet utifrån våra behov, säger Linda Essner.
Förutom att sätta upp den grundläggande strukturen i systemet samt importera data från det nuvarande fastighetssystemet, har projektteamet arbetat hårt för att kvalitetssäkra datan till det nya systemet.
Momentum erbjuder även ett analyseringsverktyg som kan hjälpa verksamheten med uppföljning, rapportering och analyser för framtida planering av underhåll. Eftersom SSCO:s regelverk ställer särskilda krav på Stockholms studentbostäders bostadsförmedling är uthyrningsprocessen mer komplex än den Momentums standarduppsättning stöder. Ett delprojekt är därför att bygga en egen bostadsförmedlingsmodul, HyrUt. Modulen blir ett verktyg för bland annat köhantering, bostadsförmedling, dispenser och boprövning.
– Det här är ett väldigt innovativt och unikt steg, som vi har gjort för att möta våra särskilda behov. Inget befintligt fastighetssystem på marknaden kan hantera våra specialbestämmelser, säger Linda Essner.
Den tredje delen i projektet är en helt ny dynamisk webb, med ett utloggat och ett inloggat läge. Det inloggade läget, Mina sidor, byggs som en separat webb med integration till både HyrUt och Momentum Fastighet där innehållet riktas till den specifika användaren. Tidigare var Mina sidor ihopkopplat med fastighetssystemet vilket skapade begräsningar vid utformningen och utvecklingen av Mina sidor, nu blir det självständigt men samtidigt integrerat med HyrUt och Momentum Fastighet.
Arbetet med implementeringen av fastighetssystemet och den nya webben har löpt på enligt plan och är i stort sett färdigt. Modulen för bostadsförmedling är försenad, varför sjösättningen av projektet har skjutits upp. Planen är att projektet ska lanseras under 2024.